Kai bendruomenė susirenka: pirmi žingsniai į savanorystės pasaulį

Stovite prieš baltą lapą, o gal greičiau prieš tuščią sąrašą, kuriame turėtų atsirasti savanorių vardai. Už mėnesio jūsų bendruomenė ruošia festivalį, turgų ar labdaros vakarą, ir jums patikėta koordinuoti žmones, kurie ateis padėti. Skamba paprasta, tiesa? Tačiau bet kas bent kartą bandęs suorganizuoti daugiau nei penkis žmones vienai užduočiai, žino – tai meninis ir diplomatinis darbas viename.

Savanorių koordinavimas nėra vien tik užduočių paskirstymas. Tai santykių kūrimas, lūkesčių valdymas, netikėtumų sprendimas ir, svarbiausia, žmonių motyvacijos palaikymas. Žmonės, kurie ateina padėti nemokamai, dovanoja jums ne tik savo laiką – jie dovanoja pasitikėjimą, kad jų pastangos bus prasmingos ir vertinamos.

Pirmiausia turite suprasti, kodėl žmonės apskritai nori savanoriauti. Kai kurie ieško bendruomenės jausmo, kiti nori įgyti patirties ar išbandyti naują veiklą. Dar kiti tiesiog nori prisidėti prie kažko didesnio nei jie patys. Šių motyvacijų supratimas padės jums ne tik pritraukti savanorius, bet ir išlaikyti juos įsitraukusius per visą renginį.

Planavimas: kai detalės lemia viską

Geras savanorių koordinavimas prasideda gerokai anksčiau nei pats renginys. Idealiu atveju turėtumėte pradėti planuoti bent šešias savaites prieš didžiąją dieną. Taip, šešias. Gali atrodyti per daug, bet patikėkite – laikas prabėgs greičiau nei tikitės.

Pradėkite nuo to, kad išsiaiškinsite, kokių užduočių iš tikrųjų reikės atlikti. Nesitenkinkite bendromis formuluotėmis kaip „padėti renginyje”. Suskaidykite viską į konkrečias užduotis: registracija prie įėjimo, maisto dalijimas, scenos paruošimas, valymas po renginio, fotografavimas, pagalba vaikų zonoje. Kiekviena užduotis turėtų turėti aiškų aprašymą, numatytą trukmę ir reikalingų žmonių skaičių.

Sukurkite savanorių užduočių matricą. Skamba oficialiai, bet tai gali būti paprasta lentelė, kurioje nurodote laiką, užduotį, reikalingų žmonių skaičių ir specialius reikalavimus (jei tokių yra). Pavyzdžiui, jei kam nors reikės pakelti sunkius daiktus, geriau tai nurodyti iš anksto, nei renginio dieną sužinoti, kad jūsų savanorė turi nugaros problemų.

Pagalvokite ir apie tai, kiek laiko kiekvienas savanoris turės skirti. Ne visi gali būti visą dieną, ir tai visiškai normalu. Geriau turėti kelis žmones, kurie dirba pamainomis, nei vieną išsekusį ir nepatenkintą savanorį. Dviejų-trijų valandų pamainos paprastai yra optimalios – pakankamai ilgos, kad žmogus įsijaustų į darbą, bet ne tokios ilgos, kad visiškai išsektų.

Kaip rasti žmones, kurie tikrai ateis

Savanorių paieška – tai ne skelbimu „ieškome pagalbos” socialiniuose tinkluose apsiribojanti veikla. Žinoma, galite ten pradėti, bet tikrai neturėtumėte ten ir baigti.

Asmeninis kvietimas veikia gerokai geriau nei bendri skelbimai. Kai kreipiamasi į konkretų žmogų vardu ir paaiškinama, kodėl būtent jo pagalbos prašoma, žmonės jaučiasi vertinami ir reikalingi. „Jonai, pamenu, kaip puikiai tvarkei techniką praėjusiame renginyje – ar galėtum padėti ir šįkart?” veikia daug geriau nei „reikia techninės pagalbos”.

Bendradarbiaukite su vietinėmis organizacijomis, mokyklomis, universitetais. Daugelis studentų ieško savanoriškos veiklos galimybių, kad papildytų savo gyvenimo aprašymus. Kai kurios įmonės skatina darbuotojus savanoriauti ir net suteikia jiems tam laiko darbo metu. Nevenkite kreiptis ir į pensinio amžiaus žmones – jie dažnai turi daug laisvo laiko ir noro prisidėti prie bendruomenės gyvenimo.

Kai kalbate su potencialiais savanoriais, būkite sąžiningi dėl to, ko tikitės. Nieko neidealizuokite, bet ir nenuvertinkite. Jei darbas bus fiziškai sunkus – pasakykite. Jei reikės bendrauti su daugybe žmonių – įspėkite. Geriau žmogus atsisakys iš anksto, nei pasitrauks pusiaukelėje.

Registracija ir komunikacija: technologijos jūsų pusėje

Šiais laikais nereikia visko tvarkyti su popieriumi ir rašikliu. Yra daugybė nemokamų ar pigių įrankių, kurie gali gerokai palengvinti jūsų gyvenimą. Google Forms, SignUpGenius, VolunteerLocal – visi šie įrankiai leidžia sukurti savanorių registracijos formas, kuriose žmonės gali pasirinkti jiems tinkamą laiką ir užduotį.

Sukurdami registracijos formą, prašykite tik būtinos informacijos: vardas, pavardė, telefono numeris, el. paštas, pageidaujama užduotis ir laikas. Galite pridėti ir papildomų klausimų apie ankstesnę patirtį ar specialius įgūdžius, bet nepaverčiate formos ilgu klausimynu – žmonės tiesiog jos neužpildys.

Kai tik žmogus užsiregistruoja, nedelsiant atsiųskite patvirtinimo laišką su visa svarbia informacija: data, laikas, vieta, konkreti užduotis, ką reikėtų atsivežti (patogius batus, vandens butelį, savo pietus), kur parkuotis, ką daryti atvykus. Taip pat įtraukite savo kontaktus – telefono numerį ir el. paštą – kad žmonės žinotų, su kuo susisiekti, jei kiltų klausimų.

Už savaitės iki renginio atsiųskite priminimą. Už dienos – dar vieną. Taip, kai kuriems tai gali atrodyti per daug, bet patikėkite – žmonės užmiršta. Geriau priminti per daug nei per mažai, ypač jei kalbame apie savanorišką veiklą, kur žmonės neturi tokio pat įsipareigojimo kaip darbe.

Renginio diena: kai teorija susiduria su praktika

Pagaliau atėjo ta diena. Jūs atėjote anksčiau už visus, turite sąrašą, planą, ir jaučiatės pasiruošę. Pirmasis dalykas, kurį turite padaryti – sukurti savanorių registracijos punktą. Tai gali būti paprastas stalas prie įėjimo, kur žmonės gali užsiregistruoti atvykę, gauti vardines korteles ar marškinėlius (jei tokių turite) ir sužinoti, kur jiems reikia eiti.

Paskirsite vieną žmogų, kuris būtų atsakingas už šį registracijos punktą visą dieną. Šis žmogus turėtų būti draugiškas, organizuotas ir žinoti atsakymus į dažniausiai užduodamus klausimus. Jei esate nedidelė komanda, šis žmogus galite būti ir jūs pats, bent jau renginio pradžioje.

Kai savanoriai atvyksta, pasveikinkite juos asmeniškai. Padėkokite už atėjimą. Tai gali atrodyti kaip smulkmena, bet žmonės nori jaustis pastebėti ir įvertinti. Trumpai pakartokite, ką jie turės daryti, net jei tai jau buvo aprašyta el. laiške. Supažindinkite juos su kitais savanoriais, kurie dirbs tą pačią užduotį – žmonės jaučiasi patogiau, kai žino, su kuo dirbs kartu.

Įsitikinkite, kad kiekvienas savanoris žino, kas yra jo tiesioginė kontaktinė persona. Tai gali būti jūs arba kitas komandos narys, bet svarbu, kad žmonės žinotų, su kuo kalbėti, jei kiltų problemų ar klausimų. Niekas neturėtų jaustis paliktas vieni vienus.

Per dieną reguliariai lankykitės pas kiekvieną savanorių grupę. Pasiteirauskite, kaip sekasi, ar visko užtenka, ar nereikia pagalbos. Kartais žmonės nedrįsta patys paprašyti pagalbos, bet jei jūs paklausite – mielai pasidalins. Be to, šie apsilankymai parodo, kad jums rūpi ir kad jų darbas yra svarbus.

Kai kas nors eina ne pagal planą

O kas nors tikrai eis ne pagal planą. Kažkas neatvyks, nors žadėjo. Užduotis užtruks ilgiau nei tikėtasi. Atsirastų papildomų darbų, apie kuriuos net nepagalvojote planuodami. Tai normalu, ir jūsų reakcija į šias situacijas lems, ar renginys bus sėkmingas, ar chaotiškas.

Visada turėkite atsarginį planą. Jei žinote, kad tam tikrai užduočiai reikia trijų žmonių, pasistenkite turėti keturis. Jei vienas neatvyks, vis tiek galėsite susitvarkyti. Turėkite sąrašą žmonių, kuriuos galėtumėte paskambinti paskutinę minutę – draugų, šeimos narių, patikimų bendruomenės narių, kurie anksčiau yra padėję.

Kai kyla problema, išlaikykite ramybę. Jūsų nuotaika ir reakcija persiduoda kitiems. Jei pradėsite panikauti, ir savanoriai pasijus neramiai. Vietoj to, greitai įvertinkite situaciją, pagalvokite apie galimus sprendimus ir veikite. Kartais reikia improvizuoti, ir tai visiškai normalu.

Būkite lankstūs dėl užduočių perskirstymo. Jei matote, kad vienoje vietoje savanorių per daug, o kitoje trūksta – nesivaržykite paprašyti žmonių pereiti kitur. Dauguma savanorių supranta, kad planai keičiasi, ir mielai prisitaiko. Tiesiog paaiškinkite situaciją ir paprašykite pagalbos – žmonės paprastai reaguoja pozityviai.

Po renginio: kai darbas dar nesibaigė

Renginys pasibaigė, paskutinis lankytojas išėjo, ir jūs galėtumėte tiesiog eiti namo. Bet palaukite – dar yra keletas svarbių dalykų, kuriuos reikia padaryti.

Pirma, padėkokite visiems savanoriams asmeniškai prieš jiems išeinant. Pasakykite konkrečiai, kas jums patiko jų darbe. Ne tiesiog „ačiū už pagalbą”, bet „ačiū, kad taip kantriai tvarkei registraciją, kai atsirado ta eilė” arba „puikiai susidorojai su garso aparatūra, kai kilo ta techninė problema”. Konkretus įvertinimas reiškia, kad tikrai pastebėjote jų indėlį.

Per kelias dienas po renginio išsiųskite padėkos laiškus visiems savanoriams. Taip, visiems. Elektroniniu paštu visiškai pakanka, nors jei turite laiko ir resursų, rankų rašytos atvirutės daro neįtikėtiną įspūdį. Laiške galite pasidalinti renginio rezultatais – kiek žmonių apsilankė, kiek lėšų surinkta (jei tai buvo labdaros renginys), kokie buvo atsiliepimai. Žmonės nori žinoti, kad jų darbas davė rezultatų.

Jei fotografavote renginį, pasidalinkite nuotraukomis su savanoriais. Žmonės mėgsta matyti save veikloje ir dalintis tokiomis nuotraukomis su draugais ir šeima. Tai taip pat puiki medžiaga jūsų būsimiems savanorių kvietimams – potencialūs savanoriai mato, kad tai buvo linksma ir prasminga patirtis.

Paprašykite grįžtamojo ryšio. Sukurkite trumpą anoniminę apklausą, kurioje savanoriai galėtų pasidalinti savo patirtimi, pasiūlyti patobulinimų, nurodyti, kas vyko gerai, o kas galėtų būti geriau. Šis grįžtamasis ryšys yra neįkainojamas planuojant būsimus renginius. Be to, tai parodo, kad jums rūpi savanorių nuomonė ir patirtis.

Kai bendruomenė tampa šeima

Geriausias savanorių koordinavimo rezultatas – tai ne tiesiog sėkmingai praėjęs renginys. Tai bendruomenė, kuri susiformuoja tarp žmonių, kurie dirbo kartu. Tai savanoriai, kurie kitą kartą vėl norės ateiti padėti. Tai jausmas, kad kartu sukūrėte kažką prasmingo.

Kai organizuojate reguliarius renginius, pastebėsite, kad pradeda formuotis branduolinė savanorių grupė – žmonės, kurie ateina vėl ir vėl. Puoselėkite šiuos santykius. Sukurkite Facebook grupę ar WhatsApp pokalbį, kur galite bendrauti tarp renginių. Organizuokite neformaliausius susitikimus – kavą ar pietus – kur galite tiesiog pabendrauti be darbo konteksto.

Pripažinkite ir švenčkite savo savanorių pasiekimus. Jei kažkas savanoriavo jau dešimt renginių – paminėkite tai. Jei kažkas atvedė naujų savanorių – padėkokite viešai. Žmonės vertina pripažinimą, ypač kai jie aukoja savo laiką nemokamai.

Investuokite į savo savanorių augimą. Jei matote, kad kažkas rodo lyderystės savybių, pasiūlykite jam daugiau atsakomybės kitame renginyje. Galbūt jis galėtų vadovauti nedidelei komandai ar koordinuoti vieną renginio sritį. Tai ne tik palengvins jūsų darbą, bet ir suteiks savanoriams galimybę augti ir tobulėti.

Atminkite, kad savanoriai – tai ne nemokama darbo jėga. Tai jūsų bendruomenės nariai, kurie tiki tuo, ką darote, ir nori prisidėti. Jų laikas ir energija yra dovana, kurią reikia vertinti ir gerbti. Kai elgsitės su savanoriais kaip su vertingais partneriais, o ne tiesiog pagalbininkais, sukursite stiprią, atsidavusią komandą, kuri padės jums įgyvendinti net ambicingiausius projektus.

Savanorių koordinavimas – tai nuolatinis mokymosi procesas. Kiekvienas renginys išmokys jus kažko naujo apie žmonių valdymą, komunikaciją, problemų sprendimą. Kartais klysite, ir tai normalu. Svarbu mokytis iš klaidų, klausti grįžtamojo ryšio ir nuolat tobulėti. Su laiku pastebėsite, kad tai, kas pradžioje atrodė sudėtinga ir bauginanti, tampa antra prigimtimi. Ir kai pamatysite savo savanorių šypsenas renginio pabaigoje, kai išgirsite juos sakant „kada bus kitas renginys?”, suprasite, kad visa tai buvo verta.