Kodėl savanoriai – tai jūsų didžiausia vertybė, o ne nemokama darbo jėga

Žinot ką? Daugelis koordinatorių daro vieną kritinę klaidą – į savanorius žiūri kaip į papildomą porą rankų, kurios padės pernešti kėdes ar išdalinti skrajutes. Bet tikroji magija prasideda tada, kai suprantate: savanoriai – tai žmonės su savo įgūdžiais, idėjomis ir energija, kuri gali pakelti jūsų renginį į visai kitą lygį.

Aš pats mačiau, kaip bendruomenės festivalis, kuriame dalyvavo vos 200 žmonių, per trejus metus išaugo iki 2000 dalyvių. Ir ne dėl to, kad koordinatoriai turėjo didesnį biudžetą ar profesionalesnę komandą. Tiesiog jie pradėjo kitaip žiūrėti į savo savanorius – ne kaip į pagalbininkus, o kaip į partnerius.

Kai savanoriai jaučiasi vertinami ir išgirsti, jie ne tik atlieka savo užduotis – jie tampa jūsų renginio ambasadoriais. Jie pasakoja draugams, dalinasi socialiniuose tinkluose, grįžta kitais metais ir atsivedą naujų žmonių. Tai investicija, kuri atsipirks šimteriopai.

Kaip surasti tinkamus žmones (ir kodėl Facebook grupė – ne geriausias būdas)

Taip, žinau – lengviausia mesti skelbimą į vietinę Facebook grupę su antrašte „Ieškome savanorių!” ir tikėtis, kad žmonės patys atbėgs. Bet realybė tokia: tokiu būdu dažniausiai gaunate arba per daug entuziastingus, bet nepatikimus žmones, arba visai negaunate atsiliepimų.

Geriau veikia tikslingas požiūris. Pirmiausia pagalvokite, kokių žmonių jums tikrai reikia. Jei organizuojate vaikų šventę, galbūt verta kreiptis į vietinius mokytojus ar pedagogikos studentus? Jei tai maisto festivalis – į kulinarijos mokyklų studentus ar maisto entuziastus?

Štai keletas vietų, kur tikrai verta ieškoti:

Universitetai ir kolegijos – studentai dažnai ieško praktikos valandų arba tiesiog nori papildyti savo CV. Susisiekite su studentų atstovybėmis ar konkrečiomis katedromis.

Vietos įmonės – daugelis organizacijų skatina darbuotojus dalyvauti savanoriškoje veikloje. Pasiūlykite įmonėms galimybę atsivesti komandą vienai dienai – tai ir team building’as jiems, ir pagalba jums.

Buvę dalyviai – jei tai ne pirmas jūsų renginys, kreipkitės į tuos, kurie jau dalyvavo kaip svečiai. Jie jau žino, kas jūsų renginys, ir galbūt norės prisidėti labiau.

Specializuotos platformos – yra portalų, skirtų būtent savanoriškai veiklai. Ten registruojasi žmonės, kurie aktyviai ieško galimybių padėti.

Bet svarbiausia – būkite konkretūs savo kvietimuose. Vietoj „Ieškome savanorių” parašykite „Ieškome 5 žmonių, kurie padėtų registruoti dalyvius šeštadienio rytą nuo 9 iki 12 val.” Žmonės daug labiau linkę atsiliepti, kai žino tiksliai, ko iš jų tikimasi.

Pirmasis kontaktas, kuris nuvilia ar įkvepia

Štai tipinė situacija: žmogus užpildo savanorio formą jūsų svetainėje. Praeina savaitė. Dvi. Jokio atsakymo. Jis jau užsiregistravo kitur arba tiesiog prarado susidomėjimą. O jūs vėliau stebitės, kodėl taip sunku rasti žmonių.

Pirmasis kontaktas turi įvykti per 24-48 valandas. Taip, net jei renginys už trijų mėnesių. Greitas atsakymas rodo, kad jūs profesionalūs ir vertinat žmogaus laiką.

Bet nesiunčiaukite standartinio „Ačiū už registraciją, susisieksime vėliau” laiško. Padarykite jį asmenišką ir informatyvų:

– Pasinaudokite žmogaus vardu
– Papasakokite trumpai apie renginį ir jo misiją
– Paaiškinkite, kokios bus tolesnės žingsniai
– Jei įmanoma, jau dabar pasiūlykite konkrečias užduotis pagal žmogaus įgūdžius ar pageidavimus
– Pridėkite kontaktą konkretaus žmogaus (ne tik bendrą el. paštą), su kuriuo galima susisiekti

Vienas mano pažįstamas koordinatorius eina dar toliau – jis kiekvienam naujam savanoriui siunčia trumpą video žinutę, kurioje asmeniškai prisistato ir paaiškina, kaip džiaugiasi, kad žmogus prisijungia. Užtrunka 2 minutes įrašyti, bet įspūdis – neįkainojamas.

Mokymų sistema, kuri veikia (ir nereikalauja savaitės seminaro)

Didžiulė klaida – manyti, kad savanoriams reikia kelių valandų trunkančių mokymų prieš renginį. Žmonės ateina padėti laisvu laiku, ne klausytis trijų valandų paskaitos apie jūsų organizacijos istoriją.

Efektyvūs mokymai turėtų būti:

Trumpi ir konkretūs – 30-45 minutės pakanka. Sutelkite dėmesį į tai, ką žmonės tikrai turi žinoti, o ne į viską, ką jie galėtų žinoti.

Praktiniai – vietoj teorijos, leiskite žmonėms išbandyti. Jei jie registruos dalyvius, leiskite jiems praktikuotis su sistema. Jei dalins maistą – parodykite tiksliai, kaip tai turėtų vykti.

Prieinami nuotoliniu būdu – įrašykite pagrindinę informaciją video formatu. Ne visi gali atvykti į gyvą mokymą, o video galima peržiūrėti bet kada ir tiek kartų, kiek reikia.

Sukurkite paprastą vieno puslapio instrukciją kiekvienai pozicijai. Ne 10 puslapių dokumentą, o tikrai vieną puslapį su svarbiausiais punktais, kontaktais ir atsakymais į dažniausiai užduodamus klausimus. Žmonės turėtų galėti ją turėti telefone ir greitai pasitikrinti, jei kažko neatsimena.

Ir dar vienas dalykas – visada turėkite „buddy” sistemą. Kiekvienas naujas savanoris turėtų būti suporuotas su patyrusiu, kuris gali atsakyti į klausimus ir padėti, jei kas nors neaišku. Tai sumažina jūsų, kaip koordinatoriaus, naštą ir padeda naujiems žmonėms jaustis saugiau.

Užduočių paskirstymas, kuris nevirsta chaosu

Renginio dieną viskas vyksta greitai. Jei neturite aiškios sistemos, kaip paskirtos užduotys ir kas už ką atsakingas, greitai atsidursite situacijoje, kai trys žmonės daro tą patį darbą, o svarbi zona lieka be priežiūros.

Pirmiausia – vizualizuokite. Sukurkite paprastą grafiką ar lentelę, kurioje matosi:
– Kas dirba
– Kada dirba
– Kur dirba
– Su kuo dirba
– Kas yra jų tiesioginis vadovas

Šį grafiką padarykite prieinamą visiems – atspausdinkite, pakabinkite savanorių bazėje, įkelkite į bendrą Google Drive. Kai visi mato visą paveikslą, lengviau orientuotis ir padėti kitiems, jei reikia.

Naudokite spalvų kodavimą. Pavyzdžiui, skirtingos spalvos skirtingoms zonoms ar užduočių tipams. Tai leidžia akimirksniu suprasti, kas vyksta, net jei skaitote grafiką pirmą kartą.

Būtinai įtraukite pertraukų laiką. Savanoriai – ne robotai. Jei žmogus dirba 6 valandas be pertraukos, jo efektyvumas ir nuotaika drastiškai krenta. Geriau suplanuoti trumpesnes pamainas su aiškiomis pertraukomis.

Ir turėkite atsarginį planą. Visada bus žmonių, kurie neateis (liga, šeimos reikalai, paprasčiausias užmiršimas). Turėkite sąrašą „stand-by” savanorių, kuriuos galite skambinti paskutinę minutę, arba būkite pasiruošę perskirstyti užduotis.

Komunikacija renginio metu: kaip išvengti „aš nežinojau” situacijų

Vienas didžiausių koordinatorių iššūkių – užtikrinti, kad visi žinotų, kas vyksta, kai renginys jau prasidėjo. Planai keičiasi, atsiranda nenumatytų situacijų, o jūs negalite būti visur vienu metu.

WhatsApp ar Messenger grupė – jūsų geriausias draugas. Bet ne viena grupė visiems 50 savanorių, kur per minutę atsiranda 30 žinučių ir niekas nieko nesusigaudo. Geriau sukurti kelias grupes:

– Pagrindinė koordinatorių grupė (jūs ir komandų lyderiai)
– Atskiros grupės kiekvienai zonai ar užduočių tipui
– Bendra informacinė grupė visiems (tik svarbiausiems pranešimams)

Nustatykite aiškias taisykles komunikacijai. Pavyzdžiui, skubūs klausimai – skambinti, ne rašyti. Bendrą informaciją – į bendrą grupę. Asmeniniai klausimai – privačiai.

Turėkite centrinį koordinavimo tašką – fizinę vietą, kur savanoriai gali ateiti su klausimais ar problemomis. Ten visada turėtų būti bent vienas žmogus, kuris žino, kas vyksta, ir gali priimti sprendimus.

Reguliariai dalininkitės atnaujinimais. Net jei viskas vyksta pagal planą, kas valandą išsiųskite trumpą žinutę „Viskas gerai, einame pagal planą, puikus darbas!” Tai ramina žmones ir leidžia jiems žinoti, kad koordinatoriai kontroliuoja situaciją.

Motyvacija, kuri neapsiriboja „ačiū” ir marškinėliais

Taip, nemokama marškinėliai ir pietūs yra geras dalykas. Bet jei manote, kad to pakanka, kad žmonės jaustųsi įvertinti ir norėtų grįžti, klystate.

Žmonės savanoriauja ne dėl materialių dalykų. Jie nori jaustis reikšmingi, nori būti dalimi kažko svarbaus, nori mokytis ir augti. Jūsų užduotis – suteikti jiems šias galimybes.

Pripažinkite individualius pasiekimus. Jei pastebėjote, kad kažkas puikiai tvarkėsi su sudėtinga situacija ar parodė iniciatyvą – pasakykite tai garsiai. Renginio pabaigoje skirkite kelias minutes, kad išskirtumėte žmones, kurie nusipelnė ypatingos padėkos.

Suteikite augimo galimybes. Galbūt tas žmogus, kuris šiemet padėjo registracijoje, kitais metais galėtų vadovauti registracijos komandai? Pasiūlykite žmonėms prisiimti daugiau atsakomybės, jei matote, kad jie to nori ir gali.

Kurkite bendruomenę. Organizuokite neoficialius susitikimus po renginio – ne tik oficialią „padėkos ceremoniją”, bet ir paprastą išėjimą kartu kavos ar alaus. Kai savanoriai tampa draugais, jie grįžta ne tik dėl renginio, bet ir dėl žmonių.

Prašykite grįžtamojo ryšio ir tikrai jį naudokite. Po renginio paklauskit savanorių, kas jiems patiko, kas ne, ką galima būtų pagerinti. Ir svarbiausia – kitais metais parodykite, kad jų nuomonė buvo išgirsta ir įgyvendinta.

Kai kažkas eina ne pagal planą: krizių valdymo ABC

Nesvarbu, kaip gerai planavote – kažkas tikrai nutiks ne taip. Savanoris neateis, prasidės lietus, sugrius technika, kils konfliktas tarp komandos narių. Tai normalu. Svarbu, kaip reaguojate.

Pirmiausia – išlikite ramūs. Jūsų reakcija nustato toną visai komandai. Jei panikuojate, visi panikuos. Jei išliekate susikaupę ir orientuoti į sprendimus, žmonės pasitikės jumis ir seks pavyzdžiu.

Turėkite aiškią sprendimų priėmimo hierarchiją. Savanoriai turi žinoti, kas gali priimti kokius sprendimus. Smulkius dalykus turėtų spręsti komandų lyderiai, didesnius – jūs. Tai užtikrina, kad sprendimai priimami greitai ir nereikia laukti, kol koordinatorius atbėgs iš kitos renginio pusės.

Dokumentuokite problemas ir sprendimus. Turėkite užrašų knygutę ar telefono programėlę, kur užsirašote, kas nutiko ir kaip išsprendėte. Tai neįkainojama informacija planuojant kitą renginį.

Pripažinkite klaidas. Jei kažką suplanavojote blogai ir dėl to savanoriams buvo sunkiau – pasakykite tai atvirai ir atsiprašykite. Žmonės gerbia sąžiningumą ir atlaidžiai žiūri į klaidas, jei matote, kad iš jų mokotės.

Kas lieka po renginio: kaip paversti vienkartinius savanorius nuolatiniais partneriais

Renginys baigėsi, visi pavargę bet laimingi, ir jūs galų gale galite atsikvėpti. Bet jūsų darbas kaip koordinatoriaus dar nebaigtas. Artimiausios kelios savaitės nulems, ar tie patys žmonės norės grįžti kitais metais.

Per 48 valandas po renginio išsiųskite asmenišką padėkos laišką. Ne automatinį „Ačiū visiems”, o tikrai asmenišką žinutę kiekvienam, kurioje paminite, ką konkretus žmogus nuveikė ir kaip tai prisidėjo prie renginio sėkmės.

Pasidalinkite rezultatais. Žmonės nori žinoti, kad jų pastangos turėjo prasmę. Papasakokite, kiek dalyvių apsilankė, kiek lėšų surinkta (jei tai buvo labdaros renginys), kokius atsiliepimus gavote. Įtraukite nuotraukų ir video, kur matosi savanoriai darbe.

Paprašykite rekomendacijų ar atsiliepimų. Daugelis savanorių nori papildyti savo CV ar LinkedIn profilius. Pasiūlykite parašyti jiems rekomendaciją arba suteikti pažymėjimą apie dalyvavimą. Tai jiems vertinga, o jums – dar viena proga padėkoti.

Išlaikykite ryšį. Nesusisiekite su savanoriais tik tada, kai vėl jų reikia kitam renginiui. Siųskite kartais naujienas apie organizaciją, kvietimai į kitus renginius kaip svečius, dalinkitės įdomiais straipsniais ar galimybėmis. Kai žmonės jaučiasi dalimi bendruomenės, o ne tik darbo jėga, jie lieka ilgam.

Sukurkite savanorių „šeimą”. Galbūt tai bus uždaras Facebook grupė, galbūt reguliarūs susitikimai kas kelis mėnesius, galbūt specialios privilegijos ar nuolaidos. Svarbu, kad žmonės jaustųsi priklausantys kažkam ypatingam.

Ir paskutinis, bet ne mažiau svarbus dalykas – mokykitės ir tobulėkite. Kiekvienas renginys – tai galimybė tapti geresniu koordinatoriumi. Analizuokite, kas veikė, kas ne, klausykite grįžtamojo ryšio, eksperimentuokite su naujais metodais. Jūsų savanoriai tai pastebės ir įvertins, kad dirbate su profesionalu, kuris nuolat auga.

Savanorių organizavimas – tai ne tik logistika ir grafikai. Tai santykių kūrimas, bendruomenės formavimas, žmonių įkvėpimas. Kai tai suprantate ir pritaikote praktikoje, jūsų renginiai ne tik sklandžiai vyksta – jie tampa patirtimi, kurią žmonės nori kartoti vėl ir vėl. O tai reiškia, kad kitais metais jums nereikės ieškoti savanorių – jie patys jus ras.