Kodėl savanorių organizavimas yra menas, o ne tik logistika

Kai ruošiate bendruomenės renginį, savanoriai tampa jūsų rankomis, kojomis ir dažnai – širdimi. Tačiau daugelis organizatorių susiduria su ta pačia problema: žmonės užsiregistruoja padėti, bet paskui neatsiranda, arba atvyksta, bet nežino ką daryti. Kartais savanoriai dirba su tokiu entuziazmu, kad pradeda vienas kitam trukdyti. O kartais – tiesiog stovi nuošalyje ir laukia, kol kas nors jiems pasakys, ką veikti.

Savanorių organizavimas nėra tik apie tai, kad sukurtumėte „Excel” lentelę su vardais ir užduotimis. Tai apie žmonių motyvacijos supratimą, aiškią komunikaciją ir gebėjimą sukurti atmosferą, kurioje žmonės jaučiasi vertingi. Geras savanorių koordinatorius žino, kad dirba ne tik su rankomis, bet ir su širdimis – žmonės ateina padėti ne dėl pinigų, o dėl kažko gilesnio.

Kaip surasti tinkamus žmones ir jų neišgąsdinti

Pirmasis klausimas, kurį užduoda daugelis organizatorių: kur rasti savanorių? Atsakymas paprastas – jie jau yra jūsų bendruomenėje, tik reikia žinoti, kaip juos pasiekti ir įtraukti.

Pradėkite nuo savo artimos aplinkos. Socialiniai tinklai, bendruomenės grupės, vietinės mokyklos, universitetai, pensininkai, jaunimo organizacijos – visur yra žmonių, kurie norėtų prisidėti. Tačiau štai kur daugelis suklysta: jie skelbia bendrą kvietimą „ieškome savanorių” ir tikisi, kad žmonės patys ateis. Tai retai veikia.

Žmonės nori žinoti konkrečiai, ko iš jų tikimasi. Vietoj „reikia pagalbos festivalyje” parašykite „ieškome 3 žmonių, kurie padėtų registruoti dalyvius šeštadienio rytą nuo 9 iki 12 val.” Matote skirtumą? Antras variantas duoda aiškumą – žmogus gali įsivaizduoti save toje situacijoje ir nuspręsti, ar tai jam tinka.

Dar vienas svarbus dalykas – nesukurkite per didelių lūkesčių. Jei žmogus pirmą kartą savanoriauja, nesiūlykite jam vadovauti visai komandai. Pradėkite nuo paprastesnių užduočių. Kai žmonės jaučia, kad gali sėkmingai atlikti užduotį, jie norės grįžti ir kitą kartą.

Aiškumo galia: kaip aprašyti vaidmenis taip, kad visi suprastų

Turite savanorių sąrašą – puiku. Dabar prasideda tikrasis darbas. Kiekvienas savanoris turi žinoti ne tik ką daryti, bet ir kodėl tai svarbu, kaip jo darbas prisideda prie viso renginio sėkmės.

Sukurkite paprastus vaidmenų aprašymus. Nebūtinai tai turi būti oficialūs dokumentai – gali būti tiesiog aiškus pranešimas ar instrukcija. Pavyzdžiui:

**Registracijos staluko savanoris:**
– Atvykti 8:30 val. (pusvalandį prieš renginio pradžią)
– Pasitikti dalyvius, patikrinti registracijas sąraše
– Išdalinti vardines korteles ir informacinius paketus
– Nukreipti žmones į tinkamas erdves
– Kontaktinis asmuo klausimams: Jūratė, tel. +370…

Matote, kaip tai paprasta? Nėra sudėtingų terminų, viskas konkretu ir suprantama. Ir svarbiausia – nurodyta, su kuo susisiekti, jei kyla klausimų.

Dar vienas patarimas: jei renginys didesnis, sukurkite komandas su komandų vadovais. Pavyzdžiui, „Registracijos komanda”, „Maitinimo komanda”, „Techninės pagalbos komanda”. Kiekviena komanda turi vadovą, kuris žino, ką daro jo žmonės, ir gali greitai spręsti problemas. Jums, kaip pagrindiniam organizatoriui, nereikės bėgioti pas kiekvieną savanorį – pakaks bendrauti su komandų vadovais.

Komunikacija prieš renginį: kaip išvengti chaoso

Daugelis problemų renginio dieną kyla ne dėl to, kad žmonės nenori padėti, o dėl to, kad jie nežino, ko tikėtis. Čia į pagalbą ateina gera komunikacija prieš renginį.

Savaitę prieš renginį išsiųskite priminimą visiems savanoriams. Ne tiesiog „neužmirškite, kad renginys šeštadienį”, o išsamų laišką su visa svarbia informacija:

– Tikslus laikas ir vieta (geriau su Google Maps nuoroda)
– Kur parkuotis / kaip atvykti viešuoju transportu
– Ką apsirengti (jei reikia specialių marškinėlių ar kažko panašaus)
– Ką atsivesti (gal reikia savo telefono, užrašų knygelės?)
– Ar bus maitinimas (labai svarbu!)
– Kontaktinis telefono numeris skubiais atvejais

Sukurkite bendrą komunikacijos kanalą – tai gali būti „WhatsApp” grupė, „Messenger” grupė ar bet kas kita, kas jūsų bendruomenėje populiaru. Čia galite greitai dalintis atnaujinimais, atsakyti į klausimus, o savanoriai gali vienas kitą pažinti dar prieš renginį.

Tačiau įspėjimas: per daug žinučių gali būti blogai. Jei grupėje kas minutę kažkas rašo, žmonės pradės ignoruoti pranešimus. Nustatykite taisykles – pavyzdžiui, grupė skirta tik svarbiai informacijai ir klausimams, o pokalbiai „off-topic” – kitur.

Renginio diena: kaip valdyti procesą realiu laiku

Atėjo didžioji diena. Jūs pabudote anksčiau nei planuota, širdis plaka šiek tiek greičiau, o galvoje sukasi šimtai minčių. Štai keletas dalykų, kurie padės išlaikyti viską kontrolėje.

Pirma, atvykite anksčiau už visus. Jūs turite būti tas ramus centras, į kurį visi gali kreiptis. Jei savanoriai atvyksta ir mato jus bėgiojantį panikos apimtą, jie irgi pradės nerimauti.

Kai savanoriai pradeda rinktis, surenkite juos trumpam susirinkimui. Nebūtinai ilgam – 10-15 minučių pakanka. Pristatykite vienas kitą (jei komanda nedidelė), trumpai apžvelkite dienos planą, priminkite svarbiausius dalykus. Ir labai svarbu – pasakykite jiems, kad jie gali kreiptis su bet kokiais klausimais ar problemomis. Jūs čia tam, kad jiems padėtumėte, o ne tik duotumėte nurodymus.

Turėkite „komandos centrą” – vietą, kur visada galima jus rasti arba palikti žinutę. Tai gali būti registracijos stalas, organizatorių kambarys ar tiesiog konkretus suolas. Savanoriai turi žinoti, kur kreiptis, jei kas nors nutinka.

Stebėkite, kaip sekasi. Vaikščiokite po renginį, kalbėkitės su savanoriaisiais, klausykite, ar jiems viskas aišku, ar neturi klausimų. Kartais žmonės nesikreipia pagalbos, nors jiems jos reikia – jie nenori trukdyti ar atrodyti nesupratingi. Jūsų darbas – pastebėti tokias situacijas.

Būkite pasiruošę improvizuoti. Kas nors gali neatvykti, gali atsirasti netikėtų situacijų. Turėkite „planą B” – gal yra užduočių, kurias galima greitai perkelti kitiems, arba gal patys galite šokti į pagalbą.

Motyvacijos palaikymas: kaip padaryti, kad žmonės norėtų grįžti

Savanoriai dirba be atlyginimo, bet tai nereiškia, kad jie neturi gauti nieko už savo darbą. Jie gauna patyrimą, bendruomenės jausmą, įvertinimą. Jūsų užduotis – užtikrinti, kad jie tai gautų.

Paprasčiausias, bet labai veiksmingas dalykas – pasakykite „ačiū”. Ir ne tik kartą renginio pabaigoje, o nuolat. Matote, kad kažkas puikiai dirba? Pasakykite. Kažkas išsprendė problemą? Įvertinkite. Žmonės nori žinoti, kad jų pastangos pastebimos.

Pasirūpinkite savanoriais praktiškai. Jei renginys ilgas, užtikrinkite, kad būtų maistas ir gėrimai. Jei oras karštas – vanduo ir pavėsis. Jei šalta – kažkas šilto. Tai atrodo smulkmena, bet kai žmogus stovi šešias valandas ir niekas net nepasiūlo kavos, jis tikrai nebus laimingas.

Sukurkite bendruomenės jausmą. Savanoriai turėtų jaustis ne kaip darbo jėga, o kaip komandos dalis. Gal galite turėti specialius marškinėlius savanoriams? Ar bendrą nuotrauką renginio pabaigoje? Ar gal nedidelį susibūrimą po renginio, kur galite kartu aptarti, kaip viskas vyko?

Kai kurios organizacijos sukuria savanorių pripažinimo sistemas – pavyzdžiui, po tam tikro valandų skaičiaus žmogus gauna sertifikatą ar simbolinę dovaną. Tai gali būti motyvuojanti, bet atsargiai – nepaverskite savanoriavimo varžybomis. Pagrindinis tikslas – kad žmonės jaustųsi vertinami, o ne kad rinkti taškus.

Ką daryti, kai kažkas eina ne pagal planą

Būkime realistai – kažkas visada eis ne pagal planą. Kažkas pavėluos, kažkas nesupras užduoties, kažkas galbūt net konfliktuos su kitu savanoriu. Kaip su tuo elgtis?

Pirmiausia, išlikite ramūs. Jūsų reakcija nustato toną visai komandai. Jei jūs pradėsite panikoj šaukti, visi kiti irgi sunerims. Vietoj to, giliai įkvėpkite ir pradėkite spręsti problemą žingsnis po žingsnio.

Jei kažkas neatvyksta, greitai perkelkite jo užduotis kitiems arba supaprastinkite jas. Gal kai kurios užduotys iš tiesų nėra tokios kritinės, kaip atrodė planuojant? Prioritizuokite – kas tikrai būtina, o kas gali palaukti ar net neįvykti.

Jei matote, kad savanoris nesusitvarko su užduotimi, švelniai pasiūlykite pagalbą. Nebarkite, nežeminkite – tiesiog paklausykite, ar viskas gerai, ir pasiūlykite sprendimą. Gal reikia papildomų instrukcijų? Gal užduotis per sudėtinga ir reikėtų ją supaprastinti? Gal žmogus tiesiog pavargęs ir reikėtų pertraukos?

Konfliktai tarp savanorių – reta, bet galima situacija. Jei pastebite įtampą, nekišite galvos į smėlį. Pakalbėkite su abiem pusėmis atskirai, išsiaiškinkite, kas vyksta, ir pabandykite rasti sprendimą. Kartais pakanka tiesiog atskirti žmones – jie gali puikiai dirbti, tik ne kartu.

Ir svarbiausia – mokykitės iš klaidų. Po renginio užsirašykite, kas vyko ne taip, ir kaip tai galėtumėte išspręsti kitą kartą. Kiekvienas renginys – tai mokymosi galimybė.

Po renginio: kaip užbaigti procesą profesionaliai

Renginys baigėsi, visi pavargę bet laimingi. Jūsų darbas dar nesibaigė. Kaip užbaigsit procesą su savanoriaisiais, nulems, ar jie norės grįžti kitą kartą.

Per kelias dienas po renginio išsiųskite padėkos laišką visiems savanoriams. Nebūtinai ilgą – tiesiog nuoširdų „ačiū” su keliais konkrečiais dalykais, kurie pavyko jų dėka. Žmonės mėgsta matyti, kad jų indėlis buvo pastebėtas ir įvertintas.

Jei darėte nuotraukas per renginį, pasidalinkite jomis su savanoriais. Žmonės mėgsta turėti atsiminimus, ir tai dar vienas būdas parodyti, kad jie buvo svarbi renginio dalis.

Paprašykite grįžtamojo ryšio. Tai gali būti paprasta apklausa su keliais klausimais: kas patiko, kas galėtų būti geriau, ar norėtų savanoriauti vėl. Šis grįžtamasis ryšys yra auksas – jis padės jums tobulėti ir rodo savanoriams, kad jų nuomonė svarbi.

Jei turite reguliarius renginius, sukurkite savanorių duomenų bazę. Žinokite, kas jau padėjo, kokias užduotis mėgsta, kokie jų stiprieji pusės. Kai organizuosite kitą renginį, galėsite kreiptis į patikrintus žmones ir pasiūlyti jiems vaidmenis, kurie jiems tikrai tinka.

Kai savanoriai tampa bendruomene, o ne tik darbo jėga

Geriausi bendruomenės renginiai vyksta tada, kai savanoriai jaučiasi ne kaip laikini pagalbininkai, o kaip tikra bendruomenės dalis. Kai žmonės grįžta ne todėl, kad „reikia kam nors padėti”, o todėl, kad jiems patinka būti su šiais žmonėmis, dalyvauti šiame judėjime, kurti kažką prasmingo kartu.

Tai neatsitinka per vieną renginį. Tai procesas, kuris reikalauja laiko, nuoseklumo ir tikros pagarbos žmonėms. Kiekvienas gerai organizuotas renginys, kiekvienas nuoširdus „ačiū”, kiekvienas momentas, kai savanoris jaučiasi išgirstas ir vertinamas – visa tai kuria stipresnę bendruomenę.

Atminkite, kad savanoriai – ne tik rankos, kurios atlieka užduotis. Tai žmonės su savo istorijomis, motyvacija, talentais. Kai sugebate tai pamatyti ir panaudoti, kai kuriate aplinką, kurioje kiekvienas gali prisidėti savo unikaliu būdu – tada vyksta tikroji magija.

Organizuojant savanorius, nėra vieno teisingų atsakymo ar tobulos formulės. Kiekviena bendruomenė skirtinga, kiekvienas renginys turi savo specifiką. Bet yra universalūs principai: aiškumas, pagarba, komunikacija, įvertinimas. Laikykitės jų, mokykitės iš patirties, klausykite savo žmonių – ir pamatysite, kaip jūsų savanorių komanda auga ne tik skaičiais, bet ir kokybe, entuziazmu, atsidavimu.

Galiausiai, nesvarbu, ar organizuojate nedidelį kaimynystės šventę, ar didelį miesto festivalį – svarbiausia yra žmonės. Kai jie jaučiasi gerai, kai jie mato prasmę tame, ką daro, kai jie patiria bendruomenės jausmą – jūsų renginys jau yra sėkmingas, nepriklausomai nuo kitų dalykų. O tai, kad visos užduotys bus atliktos sklandžiai ir profesionaliai, bus tiesiog malonus papildomas bonusas.