Kodėl savanorių koordinavimas yra menas, o ne tik logistika

Žinot, kai pirmą kartą organizavau bendruomenės renginį su savanoriais, maniau, kad viskas bus paprasta – tiesiog pasakysi žmonėms, ką daryti, ir jie darys. O kaip gi aš klydau! Po kelių valandų chaoso, kai vienas savanoris nepasirodė, kitas nežinojo, kur eiti, o trečias darė visiškai ne tai, ko reikėjo, supratau: čia ne tik apie organizavimą, bet ir apie žmonių psichologiją, motyvaciją ir aiškią komunikaciją.

Savanoriai – tai širdis ir siela bet kokio bendruomenės renginio. Jie ateina ne dėl pinigų, o dėl idėjos, bendruomenės jausmo ar noro padėti. Ir būtent todėl jų koordinavimas reikalauja visiškai kitokio požiūrio nei įprastas darbuotojų valdymas. Čia reikia ne tik aiškių instrukcijų, bet ir šilumos, dėkingumo bei supratimo, kad žmonės aukoja savo laisvalaikį.

Efektyvus savanorių koordinavimas prasideda dar prieš renginį – nuo to momento, kai pirmą kartą susisiekiate su potencialiais savanoriais. Ir tęsiasi dar ilgai po renginio pabaigos. Tai procesas, kuris reikalauja dėmesio detalėms, lankstumo ir nuoširdaus susidomėjimo kiekvienu žmogumi.

Planavimo etapas: kaip sudaryti savanorių komandą, kuri veiks kaip laikrodis

Pirmiausia reikia suprasti, kiek savanorių iš tiesų reikia. Ir čia yra viena auksinė taisyklė: visada planuokite 20-30% daugiau žmonių, nei manote, kad reikės. Kodėl? Nes gyvenimas nutinka – žmonės suserga, atsiranda neplanuotų įsipareigojimų, o kartais tiesiog pamiršta. Geriau turėti keletą papildomų rankų, kurias galite pasitelkti įvairiems nenumatytiems uždaviniams, nei bėgioti panikoj ieškant pagalbos paskutinę minutę.

Kai žinote, kiek žmonių reikia, atėjo laikas sukurti aiškią savanorių vaidmenų struktūrą. Nedarykite klaidos, kurią dariau aš – nepriskirkite visiems bendro „savanorio” vaidmens. Sukurkite konkrečias pozicijas: registracijos stalų koordinatorius, salės tvarkytojų vadovas, techninės įrangos asistentas, svečių palydovas ir pan. Kuo konkretesnis vaidmuo, tuo lengviau žmogui suprasti, ko iš jo tikimasi.

Kai kuriate šias pozicijas, pagalvokite apie kiekvieno vaidmens:

• Konkrečias pareigas ir atsakomybes
• Reikalingas įgūdžius ar patirtį (jei tokių yra)
• Laiko įsipareigojimą (kiek valandų prieš/per/po renginio)
• Fizines reikmes (ar reikės daug stovėti, kelti sunkius daiktus ir pan.)
• Socialinį aspektą (ar reikės bendrauti su daug žmonių, ar darbas bus labiau už kulisų)

Štai praktinis pavyzdys: jei organizuojate bendruomenės festivalį, jums gali reikėti tokių pozicijų kaip „Informacijos punkto vadovas” (2 žmonės, 4 valandos, reikia būti draugiškiem ir gerai žinoti renginio programą), „Vaikų zonos prižiūrėtojas” (4 žmonės, 3 valandų pamainomis, reikia kantrybės ir meilės vaikams), „Scenos įrangos asistentas” (3 žmonės, 6 valandos, reikia fizinės jėgos ir dėmesio detalėms).

Komunikacijos strategija: kaip kalbėtis su savanoriais, kad jie jaustųsi vertinami

Dabar pereikime prie pačios svarbiausios dalies – komunikacijos. Ir čia turiu pasakyti: jei manote, kad vieno el. laiško su instrukcijomis užteks, ruoškitės nusivylimui. Efektyvi komunikacija su savanoriais turi būti daugiasluoksnė, nuosekli ir, svarbiausia, dvikryptė.

Pirmasis kontaktas su savanoriais turėtų būti šiltas ir asmeniškas. Kai žmogus užsiregistruoja ar sutinka padėti, nedelsiant atsiųskite jam asmeninį padėkos laišką. Ne automatinį „Ačiū už registraciją” pranešimą, o tikrą žinutę, kurioje pasakysite, kaip džiaugsitės turėdami jį komandoje. Tai gali atrodyti smulkmena, bet tikėkite manimi – tai nustato toną visam tolesniam bendradarbiavimui.

Toliau sukurkite komunikacijos kalendorių. Štai kaip jis galėtų atrodyti:

4 savaitės iki renginio: Išsamus laiškas su renginio vizija, data, vieta ir preliminaria programa. Paprašykite patvirtinti dalyvavimą.

2 savaitės iki renginio: Detalios instrukcijos kiekvienai pozicijai, atvykimo laikas, parkavimo informacija, dress code (jei toks yra). Pridėkite kontaktinį asmenį klausimams.

1 savaitė iki renginio: Priminimas su pagrindiniais dalykais ir dar vienas dalyvavimo patvirtinimas. Čia taip pat galite pasidalinti savo entuziazmu – papasakokite, kaip vyksta pasiruošimas, kiek žmonių tikimasi.

1-2 dienos iki renginio: Trumpas priminimas su oru prognoze (jei renginys lauke), paskutiniais pakeitimais ir dar kartą – dėkingumas už jų laiką.

Renginio dieną: Ryto žinutė su palinkėjimu geros dienos ir priminimas, kur kreiptis, jei kiltų klausimų.

Bet štai kas svarbu – naudokite tinkamus komunikacijos kanalus. Skirtingi žmonės teikia pirmenybę skirtingiems būdams. Kai kurie mėgsta el. laiškus, kiti – SMS žinutes, dar kiti – Facebook grupes ar WhatsApp. Idealu būtų turėti pagrindinį kanalą (pvz., el. paštą) oficialiems pranešimams ir papildomą (pvz., WhatsApp grupę) greitiems klausimams ir atnaujinimams.

Technologiniai įrankiai, kurie palengvins jūsų gyvenimą

Gyvename XXI amžiuje, tad kodėl nepasitelkti technologijų pagalbos? Yra daugybė puikių įrankių, kurie gali paversti savanorių koordinavimą iš košmaro į malonumą. Ir ne, jums nereikia būti IT genijumi, kad juos naudotumėte!

Registracijos ir planavimo įrankiai:

SignUpGenius ar VolunteerSpot – tai nuostabios platformos, leidžiančios sukurti savanorių registracijos lapus su konkrečiomis pozicijomis ir laiko tarpais. Žmonės gali patys pasirinkti, kas jiems tinka, ir sistema automatiškai siunčia priminimus. Aš asmeniškai naudoju SignUpGenius jau trejiems metams ir negaliu įsivaizduoti gyvenimo be jo.

Google Forms – jei ieškote nemokamo sprendimo, Google Forms puikiai tinka savanorių registracijai. Galite sukurti formą su visais reikalingais klausimais, o atsakymai automatiškai susiorganizuoja į lentelę. Pridėkite Google Calendar, ir turėsite paprastą, bet efektyvią sistemą.

Komunikacijos platformos:

Slack ar Microsoft Teams – jei turite didesnę savanorių komandą, šios platformos leidžia sukurti skirtingus kanalus skirtingoms grupėms. Pavyzdžiui, galite turėti bendrą kanalą visiems, atskirą kanalą kiekvienai komandai ir privačius kanalus koordinatoriams.

WhatsApp grupės – paprastas ir efektyvus sprendimas greitiems atnaujinimams. Tik būkite atsargūs – grupės gali tapti triukšmingos, todėl nuo pat pradžių nustatykite aiškias taisykles (pvz., tik koordinatoriai siunčia oficialius pranešimus, kiti gali užduoti klausimus).

Užduočių valdymo įrankiai:

Trello ar Asana – šie įrankiai puikiai tinka užduotims sekti. Galite sukurti korteles kiekvienai užduočiai, priskirti jas konkretiems savanoriams ir stebėti progresą. Tai ypač naudinga sudėtingesniems renginiams, kur daug dalykų vyksta vienu metu.

Instruktavimas ir mokymas: kaip paruošti savanorius sėkmei

Dabar pereikime prie labai svarbios dalies, kurią daugelis organizatorių praleidžia ar atlieka per greitai – savanorių instruktavimo. Ir čia turiu pasakyti: laikas, kurį investuosite į tinkamą mokymą, atsipirks šimteriopai.

Idealiu atveju turėtumėte surengti fizinį instruktavimo susitikimą prieš savaitę ar dvi iki renginio. Taip, žinau, kad tai papildomas darbas, bet tikėkite manimi – tai kardinaliai pakeičia situaciją. Jei fizinis susitikimas neįmanomas, bent jau surenkite virtualų susitikimą per Zoom ar kitą platformą.

Per instruktavimą turėtumėte:

1. Papasakoti renginio istoriją ir viziją. Žmonės nori žinoti, kodėl jie čia, kokia didesnė prasmė. Jei tai metinis bendruomenės festivalis, papasakokite apie jo istoriją, ką jis reiškia bendruomenei. Jei tai labdaros renginys, paaiškinkite, kam bus skiriamos surinktos lėšos.

2. Detaliai išaiškinti kiekvieno vaidmenį. Nepasitikėkite tuo, kad žmonės perskaitė jūsų el. laišką. Eikite per kiekvieną poziciją, kas už ką atsakingas, kaip skirtingos komandos bendradarbiauja tarpusavyje.

3. Parodyti erdvę. Jei įmanoma, apveskite savanorius po renginį vietą. Parodykite, kur bus registracijos stalai, kur tualetai, kur jie gali pasiimti kavos ar užkandžių. Tai padeda žmonėms jaustis saugiau ir pasitikėti savimi.

4. Atsakyti į klausimus. Ir ne tik į tuos, kurie užduodami garsiai. Pasakykite žmonėms, kad jokių kvailų klausimų nėra, ir sukurkite atmosferą, kurioje žmonės jaustųsi patogiai klausinėdami.

5. Suteikti praktinius patarimus. Pasidalinkite tokiais dalykais kaip: ką daryti, jei kažkas supyksta, kaip elgtis su sunkiais lankytojais, ką daryti nepaprastosios situacijos atveju, kur yra pirmosios pagalbos rinkinys.

Taip pat sukurkite trumpą, bet išsamų instrukcijų lapą, kurį savanoriai galės pasiimti su savimi. Įtraukite:

• Jų konkretų vaidmenį ir pareigas
• Laiko grafiką (kada atvykti, kada pertraukos, kada baigti)
• Kontaktinius asmenis su telefono numeriais
• Renginio vietovės planą
• Dažniausiai užduodamus klausimus ir atsakymus
• Nepaprastųjų situacijų procedūras

Renginio dieną: koordinavimo menas realiuoju laiku

Ir štai atėjo didžioji diena! Jūsų širdis plaka, adrenalinas kyla, ir jūs ruošiatės sutikti savo savanorių armiją. Štai keletas patarimų, kaip užtikrinti, kad viskas vyktų sklandžiai.

Pirma, atvykite anksčiau nei bet kuris savanoris. Rimtai, bent valanda anksčiau. Tai suteiks jums laiko dar kartą viską patikrinti, išspręsti paskutinės minutės problemas ir būti ramiam bei susitelkusiam, kai pradės rinktis žmonės.

Kai savanoriai pradeda atvykti, pasitikite juos šiltai. Šypsokitės, paspaudkite ranką, padėkokite jiems už atėjimą. Tai gali atrodyti smulkmena, bet jūsų energija ir požiūris nustato toną visai dienai. Jei jūs stresavęs ir chaotiškas, savanoriai tai pajus. Jei jūs ramus ir entuziastingas, jie tai atspindės.

Surenkite visus trumpam susitikimui prieš pradedant. Tai neturi būti ilga kalba – tiesiog 5-10 minučių, kad:

• Dar kartą padėkotumėte visiems
• Primintumėte pagrindinius dalykus
• Pristatytumėte komandos vadovus
• Atsakytumėte į paskutinės minutės klausimus
• Sukurtumėte komandos dvasią – galbūt net mažą šūkį ar rankų pliaukštelėjimą!

Per renginį būkite matomas ir pasiekiamas. Vaikščiokite po vietą, tikrinkite, kaip sekasi savanoriams, ar jiems nieko nereikia. Bet kartu neužgožkite jų – jei viskas vyksta sklandžiai, nereikia nuolat kištis. Pasitikėkite savo žmonėmis.

Turėkite „komandos centrą” – vietą, kur savanoriai gali ateiti su klausimais ar problemomis. Tai gali būti paprastas stalas su jūsų ar kito koordinatoriaus vardu. Užtikrinkite, kad visada kas nors ten būtų.

Ir štai labai svarbus dalykas: pasirūpinkite savo savanoriais! Įsitikinkite, kad jie turi:

• Vandens ir užkandžių (LABAI svarbu!)
• Reguliarias pertraukas
• Vietą, kur gali palikti savo daiktus
• Prieigą prie tualeto
• Apsaugą nuo oro sąlygų (jei renginys lauke)

Jei kas nors neatvyksta ar atsiranda problema, nepanikuokite. Turėkite planą B (ir C, ir D). Būkite lankstūs ir kūrybiški. Kartais geriausios renginio akimirkos atsiranda, kai reikia improvizuoti!

Po renginio: kaip baigti santykius su savanoriais (ir užtikrinti, kad jie grįš)

Renginys baigėsi, visi išsiskirstė, ir jūs galite atsidūsti. Bet palaukite – jūsų darbas dar nesibaigė! Tai, kaip elgsitės su savanoriais po renginio, lems, ar jie norės padėti jums vėl.

Pirmiausia, dar renginio dieną, prieš išsiskirstant, surenkite visus dar kartą. Padėkokite jiems, paminėkite keletą puikių akimirkų, galbūt net įteikite simbolinius padėkos sertifikatus ar mažas dovanas. Tai neturi būti brangu – net paprasta padėkos kortelė ar šokolado plytelė rodo, kad jums rūpi.

Per kelias dienas po renginio išsiųskite asmeninį padėkos laišką kiekvienam savanoriui. Taip, kiekvienam atskirai. Ir ne šabloninį – paminėkite kažką konkretaus, ką tas žmogus padarė. Pavyzdžiui: „Maryte, tavo šypsena registracijos stale tikrai sukūrė nuostabią atmosferą nuo pat pradžių. Girdėjau tiek daug teigiamų atsiliepimų apie tai, kaip draugiškai pasitikai svečius!”

Jei darėte renginio nuotraukas, pasidalinkite jomis su savanoriais. Žmonės mėgsta matyti save veikiant, ir tai puikus būdas dar kartą priminti jiems, kaip smagu buvo dirbti kartu.

Paprašykite grįžtamojo ryšio. Sukurkite trumpą anoniminę apklausą, kurioje savanoriai galėtų pasidalinti savo patirtimi, ką manė, kad vyko gerai, ir ką galėtumėte pagerinti. Tai ne tik padės jums augti kaip organizatoriui, bet ir parodys savanoriams, kad jų nuomonė svarbi.

Ir galiausiai – palaikykite ryšį! Nesusisiekite su savanoriais tik tada, kai jums vėl ko nors reikia. Sukurkite savanorių bendruomenę – galbūt Facebook grupę ar el. laiškų sąrašą, kur galite dalintis bendruomenės naujienomis, būsimais renginiais ar tiesiog įdomiais dalykais. Kai ateis laikas kitam renginiui, jūs jau turėsite paruoštą, lojalią komandą.

Kaip išvengti perdegimo – jūsų ir savanorių

Štai tema, apie kurią ne tiek daug kalbama, bet kuri yra kritiškai svarbi: perdegimas. Ir tai liečia ne tik jus kaip organizatorių, bet ir jūsų savanorius.

Pirmiausia apie jus. Savanorių koordinavimas gali būti išsekantis. Jūs atsakingas už dešimtis, o gal ir šimtus žmonių, turite valdyti lūkesčius, spręsti problemas ir visada būti „įjungtas”. Štai keletas būdų, kaip išvengti perdegimo:

Delegavimas yra jūsų geriausias draugas. Negalite ir neturėtumėte daryti visko patys. Paskirskite komandos vadovus, kurie prisiimtų atsakomybę už konkrečias sritis. Pasitikėkite jais.

Nustatykite ribas. Taip, esate organizatorius, bet tai nereiškia, kad turite būti pasiekiamas 24/7. Nustatykite aiškias darbo valandas ir laikykitės jų (išskyrus, žinoma, pačią renginio dieną).

Pasirūpinkite savimi. Miegokite pakankamai, valgykite sveikai, sportuokite. Tai nėra prabanga – tai būtinybė. Negalite gerai rūpintis kitais, jei nerūpinatės savimi.

Dabar apie savanorius. Perdegimas atsitinka, kai žmonės jaučiasi išnaudojami, neįvertinti ar perkrauti. Štai kaip to išvengti:

Būkite realistai dėl laiko įsipareigojimų. Geriau pasakyti, kad užduotis užtruks 4 valandas, o ji užtrunka 3, nei atvirkščiai. Žmonės vertina sąžiningumą.

Nereikalaukite per daug per dažnai. Jei organizuojate renginius kas mėnesį, nesitikėkite, kad tie patys žmonės padės kiekvieną kartą. Rotacija yra sveika.

Atpažinkite įspėjamuosius ženklus. Jei pastebite, kad savanoris atrodo išsekęs, susierzinęs ar mažiau entuziastingas, pasikalbėkite su juo. Galbūt jam reikia pertraukos, o gal tiesiog kito vaidmens.

Švęskite ne tik didelius, bet ir mažus laimėjimus. Neturėtumėte laukti metų pabaigos, kad įvertintumėte savanorius. Reguliariai pripažinkite jų indėlį.

Kai viskas susideda: menas kurti ilgalaikę savanorių bendruomenę

Žinote, kas tikrai nuostabiausia savanorių koordinavime? Tai ne tik apie vieną renginį. Tai apie bendruomenės kūrimą – žmonių, kurie tiki ta pačia misija, kurie palaiko vienas kitą ir kurie grįžta vėl ir vėl.

Per metus organizuojant įvairius bendruomenės renginius, pastebėjau kažką nuostabaus: savanoriai tampa draugais. Jie pradeda bendrauti ne tik renginiuose, bet ir už jų ribų. Susikuria tikra bendruomenė, ir tai yra gražiausia, ką galite pasiekti kaip organizatorius.

Kaip tai padaryti? Pirma, sukurkite galimybes savanoriams pažinti vienas kitą. Galbūt surenkite neoficialų susitikimą po renginio – kavos ar alaus. Galbūt sukurkite mentorystės programą, kur patyrę savanoriai gali padėti naujiems. Galbūt organizuokite metinį savanorių įvertinimo vakarą, kur visi gali atsipalaiduoti ir švęsti kartu.

Antra, pripažinkite, kad žmonės keičiasi ir jų gyvenimo aplinkybės keičiasi. Studentas, kuris galėjo padėti kiekvieną savaitgalį, gali gauti darbą ir turėti mažiau laiko. Jaunoji mama gali grįžti po kelerių metų pertraukos. Būkite lankstūs ir priimantys. Savanorystė turėtų būti džiaugsmas, o ne našta.

Trečia, investuokite į savo savanorių augimą. Siūlykite mokymų galimybes, leiskite jiems prisiimti daugiau atsakomybės, jei nori. Kai kurie jūsų savanorių gali tapti būsimais renginių organizatoriais ar bendruomenės lyderiais. Kokia nuostabi palikimas!

Ir galiausiai, niekada nepamirškite, kodėl visa tai darot. Tai ne tik apie sklandų renginio organizavimą ar tobulą logistiką. Tai apie žmonių sujungimą, bendruomenės stiprinimą ir kažko prasmingo kūrimą kartu. Kai jūs tikrai tuo tikite ir tą perduodate savo savanoriams, magija atsitinka.

Taigi, kai kitą kartą planuosite bendruomenės renginį, prisiminkite: jūsų savanoriai yra ne tik nemokama darbo jėga. Jie yra jūsų partneriai, jūsų komanda, jūsų bendruomenės širdis. Elkitės su jais atitinkamai – su pagarba, dėkingumu ir tikra meile – ir pamatysite, kaip jie ne tik padės jums sukurti nuostabų renginį, bet ir taps dalimi kažko daug didesnio. Ir štai tada jūs žinosite, kad tikrai pavyko!