Kodėl savanoriška veikla dažnai primena chaosą, o ne gerai suorganizuotą procesą

Tiesą sakant, dauguma savanoriškų iniciatyvų prasideda labai panašiai – su entuziazmu, gerais norais ir… visišku nesusipratimų chaotiškumu. Matau tai nuolat: žmonės nori padėti, bet niekas tiksliai nežino kas, kada ir kaip turėtų būti daroma. Susirinkimai tęsiasi be galo, sprendimai priimami spontaniškai, o po kelių mėnesių pusė savanorių tiesiog išnyksta, nes „kažkaip viskas susimaišė”.

Problema ne tame, kad žmonėms trūktų noro ar motyvacijos. Problema ta, kad savanoriška veikla dažnai traktuojama kaip kažkas, kas turėtų „natūraliai susiklostyt”, tarsi gera valia automatiškai transformuotųsi į efektyvią veiklą. Realybė kitokia – be aiškios organizacijos net geriausi ketinimai virsta frustracija.

Organizuoti savanoriškos veiklos nereiškia paversti ją biurokratine mašina su taisyklių knyga ir griežta hierarchija. Tai reiškia sukurti struktūrą, kuri padeda žmonėms realiai padaryti tai, ką jie nori padaryti, o ne praleisti laiką bandant suprasti, kas vyksta.

Ką iš tikrųjų reiškia „organizuoti” savanorišką veiklą

Kai kalbame apie organizavimą, daugelis įsivaizduoja sudėtingas schemas, darbo grafikus ir formalius susitikimus. Bet savanoriškos veiklos kontekste organizavimas yra kur kas paprastesnis dalykas – tai aiškumas. Aiškumas dėl tikslų, aiškumas dėl vaidmenų, aiškumas dėl to, kas nutiks toliau.

Pirmiausiai reikia suprasti, kad savanoriai nėra darbuotojai. Jie neturi darbo sutarčių, jų negali atleisti, o jų motyvacija visiškai kitokia nei žmonių, gaunančių atlyginimą. Tai reiškia, kad tradiciniai organizavimo metodai čia neveikia arba veikia tik iš dalies.

Praktiškai tai reiškia, kad jums reikia:

Konkretaus tikslo, kurį galima suprasti per 30 sekundžių. Ne „gerinti bendruomenės gyvenimą”, o „sutvarkyti apleistą skverą prie mokyklos iki rugsėjo pabaigos”. Matote skirtumą? Vienas tikslas yra abstraktus ir begalinis, kitas – konkretus ir pasiekiamas.

Aiškių vaidmenų, bet ne griežtų pareigybių. Savanoriui reikia žinoti, ko iš jo tikimasi, bet ne jaustis įkalintu vienoje pozicijoje. „Tu koordinuoji komunikaciją socialiniuose tinkluose” veikia geriau nei „tu esi socialinių tinklų vadybininkas”.

Paprastos komunikacijos sistemos, kuri neapkrauna žmonių. Viena WhatsApp grupė veikia geriau nei trys skirtingos platformos, kuriose reikia registruotis ir kurias reikia nuolat tikrinti.

Kaip pradėti, kai dar nieko nėra

Tarkime, turite idėją ir kelis žmones, norinčius prisidėti. Kas toliau? Daugelis šiame etape daro klaidą – bando iš karto sukurti „profesionalią organizaciją” su viziją, misija, strateginiu planu. Tai bereikalingas laiko švaistymas.

Pradėkite nuo vieno konkretaus projekto. Ne nuo organizacijos kūrimo, o nuo realaus darbo. Norite padėti vienišiems seniems žmonėms? Pradėkite nuo trijų senelių jūsų rajone. Norite valyti miesto parkus? Pradėkite nuo vieno parko ir vieno šeštadienio.

Kodėl? Nes realus darbas atskleidžia realias problemas ir poreikius. Sėdėdami ir planuodami, jūs spręsite įsivaizduojamas problemas. Pradėję dirbti, greitai suprasite, ko iš tikrųjų reikia.

Pirmajam projektui pakanka:
– Konkreti data ir vieta
– Paprastas užduočių sąrašas
– Vienas žmogus, atsakingas už koordinavimą
– Būdas susisiekti (telefono numeris ar grupė)

Viskas. Jokių sudėtingų struktūrų, jokių ilgų susitikimų. Padarykite, pamatykite kaip sekasi, tada galvokite apie tolesnius žingsnius.

Savanorių pritraukimas: kodėl žmonės ateina ir kodėl išeina

Čia prasideda įdomiausia dalis. Daugelis mano, kad savanorių pritraukimas yra didžiausia problema. Iš tikrųjų problema yra ne pritraukimas, o išlaikymas. Žmonių, norinčių padėti, yra daug. Žmonių, kurie lieka ilgiau nei mėnesį, – kur kas mažiau.

Kodėl taip nutinka? Nes žmonės ateina su viena vizija, o susiduria su visai kita realybe. Jie įsivaizduoja, kad darys prasmingas užduotis, bet gauna chaosą, neaiškumus ir begalines diskusijas apie nieką.

Štai kas iš tikrųjų veikia pritraukiant savanorius:

Asmeniniai kvietimai veikia šimtą kartų geriau nei skelbimai socialiniuose tinkluose. Kai konkretus žmogus asmeniškai pakviečia kitą konkretų žmogų – tai veikia. Kai skelbiama „ieškome savanorių” – tai beveik neveikia.

Konkretūs pasiūlymai geriau nei abstraktūs. „Ar galėtum padėti išdalinti maisto pakus šeštadienį nuo 10 iki 12?” veikia geriau nei „prisijunk prie mūsų komandos”.

Maži įsipareigojimai pradžioje. Nereikalaukite iš naujo savanorio ateiti į trijų valandų susitikimą ir iš karto įsipareigoti ilgalaikei veiklai. Pasiūlykite ateiti į vieną konkretų įvykį, pamatyti kaip viskas vyksta, susipažinti su žmonėmis.

O štai kodėl savanoriai išeina:

– Niekas jiems nieko nepaaiškina ir jie jaučiasi kaip trukdis
– Jų laikas švaistomos beprasmėms procedūroms
– Jie nemato savo darbo rezultatų
– Niekas neįvertina jų indėlio
– Per daug chaoso ir per mažai aiškumo

Užduočių paskirstymas: kaip išvengti situacijos, kai vienas dirba, o kiti stebi

Tai klasikinė savanoriškos veiklos problema. Visada atsiranda vienas ar du žmonės, kurie daro 80% darbo, o kiti tiesiog „dalyvauja”. Ilgainiui tie vienas ar du perdega ir išeina, o visa iniciatyva subyrėja.

Kaip to išvengti? Pirmiausia pripažinkime – visiškai lygaus darbo paskirstymo nebus ir nebūtina jo siekti. Žmonės turi skirtingus gebėjimus, skirtingą laiką, skirtingą motyvaciją. Problema ne tame, kad kas nors daro daugiau, o tame, kad kai kurie žmonės jaučiasi išnaudojami.

Praktiškai veikiantis metodas:

Užduočių bankas. Sukurkite paprastą sąrašą konkrečių užduočių su nurodyta trukmė ir terminais. Ne „padėti su renginiu”, o „paskambinti į kavines ir paklausti dėl kavos rėmimo – užtruks apie valandą, reikia padaryti iki penktadienio”. Žmonės gali pasirinkti tai, kas jiems tinka.

Aiškūs terminai. Kai prašote kažko padaryti, visada nurodykite terminą. „Kai turėsi laiko” realybėje reiškia „niekada”. „Iki trečiadienio vakaro” yra konkretus ir aiškus.

Viešas užduočių sekimas. Tai gali būti paprasta lentelė Google Docs ar net popieriaus lapas. Svarbu, kad visi matytų, kas už ką atsakingas ir kas jau padaryta. Tai ne kontrolė, o aiškumas.

Rotacija. Jei tam tikros užduotys kartojasi (pvz., kas savaitę reikia kažko koordinuoti), rotuokite atsakomybes. Tai neleidžia vienam žmogui tapti „neišvengiamu”, o kitiems – „tik stebėtojais”.

Ir dar vienas dalykas – mokėkite pasakyti „ne” žmonėms, kurie nori „dalyvauti”, bet ne dirbti. Skamba griežtai, bet savanoriška veikla nėra socialinis klubas. Jei kas nors nuolat ateina į susitikimus, daug kalba, bet niekada nieko nedaro – tai problema, kurią reikia spręsti tiesiai.

Komunikacija: kaip nesukurti dar vienos ignoruojamos grupės

Esu mačiusi dešimtis savanoriškų iniciatyvų, kuriose komunikacija vyksta 3-4 skirtingose platformose vienu metu. Facebook’e viena grupė, WhatsApp’e kita, dar el. laiškai, dar gal koks Slack ar Discord. Rezultatas? Niekas nieko neseka, svarbi informacija paskęsta, žmonės praleidžia svarbius pranešimus.

Paprasta taisyklė: viena pagrindinė komunikacijos platforma. Kuri? Ta, kuria naudojasi dauguma jūsų savanorių. Dažniausiai tai WhatsApp arba Facebook Messenger. Gal ne pati pažangiausia technologija, bet ji veikia, nes žmonės ją jau turi ir ja naudojasi.

Toje platformoje:

Aiškios taisyklės. Pavyzdžiui: „Šioje grupėje rašome tik apie konkrečias užduotis ir organizacinius klausimus. Socialiniam bendravimui turime kitą grupę.” Ir tai reikia priminti, kai žmonės pradeda siųsti geros dienos linkėjimus ir katinų nuotraukas.

Struktūruoti pranešimai. Kai rašote apie užduotį ar įvykį, naudokite aiškią struktūrą: KAS, KUR, KADA, KĄ REIKIA PADARYTI. Ne ilgas pasakojimas, o konkreti informacija.

Reguliarūs, bet reti pranešimai. Geriau vienas išsamus savaitės pranešimas nei kasdieniai smulkmeniški update’ai. Žmonės ignoruoja grupes, kuriose per daug triukšmo.

Atsakingas už komunikaciją. Vienas žmogus, kuris seka, ar svarbi informacija pasiekė visus, ar į klausimus atsakyta, ar niekas „nepasimetė”. Tai neturi būti vadovas – tai gali būti bet kas, kas gerai jaučia komunikaciją.

Ir dar: ne visa komunikacija turi vykti online. Kartais trumpas telefono skambutis išsprendžia tai, kas el. laiškais užtruktų savaitę. Kartais reikia tiesiog susitikti ir aptarti akis į akį.

Kaip išlaikyti motyvaciją, kai entuziazmas blėsta

Štai kas nutinka kiekvienoje savanoriškoje iniciatyvoje: pradžioje visi kupini entuziazmo, idėjų, energijos. Po poros mėnesių entuziazmas pradeda blėsti. Po pusės metų lieka trečdalis žmonių. Po metų – jei iniciatyva vis dar gyva – lieka branduolys, bet nuolatinis klausimas: kaip išlaikyti motyvaciją?

Pirma, pripažinkime: motyvacijos svyravimai yra normalūs. Nereikia panikos, kai pastebite, kad žmonės tampa mažiau aktyvūs. Tai ne krizė, tai natūralus procesas. Problema tik tada, kai niekas nieko nedaro.

Kas iš tikrųjų padeda išlaikyti motyvaciją:

Matomi rezultatai. Žmonės nori matyti, kad jų darbas kažką keičia. Todėl svarbu reguliariai parodyti, kas pasiekta. Nuotraukos „prieš ir po”, padėkos laiškai nuo tų, kuriems padėjote, statistika (pvz., „per tris mėnesius išdalinome 500 maisto paketų”). Tai ne savireklamavimas – tai būtinybė.

Asmeninis įvertinimas. Ne formalūs „ačiū už jūsų darbą” pranešimai grupėje, o asmeniniai žodžiai konkretiems žmonėms. „Labai vertinu, kaip greitai suorganizavai tą susitikimą” arba „Tavo idėja su plakatais buvo puiki”. Konkretus, asmeniškas, nuoširdus.

Socialinis aspektas. Žmonės lieka ne tik dėl darbo, bet ir dėl bendruomenės. Kartais reikia tiesiog susiburti be konkretaus darbo – kavai, vakarienei, pasivaikščiojimui. Tai ne laiko švaistymas, tai investicija į grupės sanglaudą.

Lankstumas. Kai žmogus prašo pertraukos arba mažiau įsipareigojimų – leiskite. Geriau žmogus laikinai sumažina aktyvumą, nei visiškai išeina jaučiantis kaltas.

Nauji iššūkiai. Kai veikla tampa rutina, motyvacija krenta. Kartais reikia kažko naujo – naujo projekto, naujo požiūrio, naujos užduoties. Tai atgaivina energiją.

Ir dar viena svarbi detalė: mokėkite laiku baigti projektus. Ne viskas turi tęstis amžinai. Kartais geriau padaryti konkretų projektą su pradžia ir pabaiga, pašvęsti jo užbaigimą, ir tada nuspręsti, ar tęsti toliau. Tai duoda pasiekimo jausmą ir leidžia žmonėms garbingai išeiti, jei nori.

Konfliktai, nesutarimai ir kaip su jais susidoroti neprarandant žmonių

Kalbėkime apie tai, apie ką dauguma vadovų vengia kalbėti – apie konfliktus. Savanoriškoje veikloje konfliktai yra neišvengiami, nes dirbate su žmonėmis, kurie turi skirtingas vertybes, skirtingus lūkesčius, skirtingus darbo stilius. Ir kadangi nėra formalios hierarchijos ar darbo sutarčių, konfliktai gali greitai išsivystyti į dramą.

Dažniausios konfliktų priežastys:

Neaiškūs vaidmenys. Du žmonės mano, kad jie atsakingi už tą patį dalyką, arba niekas nežino, kas už ką atsakingas. Rezultatas – susipykinėjimai dėl teritorijos.

Skirtingi standartai. Vieni nori „padaryti gerai”, kiti nori „padaryti greitai”. Vieni perfekcionistai, kiti pragmatiški. Jei tai neaptarta iš ankaro, konfliktai neišvengiami.

Komunikacijos stiliai. Kai kurie žmonės tiesioginiai ir konkretūs, kiti diplomatiškai aplinkiniai. Tai gali sukelti nesusipratimų ir įžeidimų.

Asmeninės ambicijos. Taip, net savanoriškoje veikloje yra žmonių, kurie siekia pripažinimo, valdžios, įtakos. Kai keli tokie žmonės susiduria, prasideda politika.

Kaip su tuo dirbti? Pirma, nepretendukite, kad konfliktų nėra. Ignoravimas tik pablogina situaciją. Antra, spręskite greitai. Kuo ilgiau laukiate, tuo giliau įsišaknija nuoskaudos.

Praktiškai:

Kai pastebite įtampą, kalbėkite su žmonėmis atskirai, ne viešai. Išsiaiškinkite, kas vyksta, kokios tikrosios problemos. Dažnai tai, kas atrodo kaip asmeninis konfliktas, iš tikrųjų yra organizacinis neaiškumas.

Kai reikia spręsti konfliktą tarp dviejų žmonių, susirinkite visi trys. Leiskite abiem pusėms pasakyti savo viziją, bet kontroliuokite pokalbį – ne kaltinimai, o faktai ir jausmai. „Aš jaučiuosi ignoruojamas, kai…” vietoj „Tu visada…”.

Kartais sprendimas yra paprastas – aiškiau apibrėžti vaidmenis ar užduotis. Kartais reikia kompromiso. O kartais – ir tai svarbu pripažinti – reikia atsisveikinti su žmogumi, kuris kuria toksinę atmosferą.

Taip, net savanoriškoje veikloje kartais reikia paprašyti žmogaus išeiti. Tai sunku, bet būtina, kai vieno žmogaus elgesys gadina visai grupei. Geriau prarasti vieną žmogų nei penkis, kurie išeis dėl to, kad toleruojate destruktyvų elgesį.

Kai viskas susimaišo ir atrodo, kad nieko neveikia

Būsime sąžiningi – bus momentų, kai viskas atrodys kaip katastrofa. Kai žmonės neateis į svarbų susitikimą, kai projektas užtruks dvigubai ilgiau nei planavote, kai savanoriai išnyks be paaiškinimų, kai jūsų kruopščiai suplanuotas renginys pritrauks tris žmones.

Tai normalu. Tai nutinka visiems. Skirtumas tarp iniciatyvų, kurios išgyvena, ir tų, kurios subyrėja, nėra tame, kad pirmosios neturi problemų. Skirtumas tame, kaip į tas problemas reaguojama.

Kai viskas susimaišo:

Padarykite pauzę. Ne visada sprendimas yra „dirbti sunkiau”. Kartais reikia sustoti, atsitraukti, pažiūrėti iš šalies. Kas iš tikrųjų vyksta? Kodėl vyksta? Kas turi pasikeisti?

Grįžkite prie pagrindų. Kodėl pradėjote? Koks buvo tikslas? Ar vis dar judite ta kryptimi, ar pasiklydote smulkmenose? Kartais reikia atmesti viską, kas nesvarbu, ir sutelkti dėmesį į esminius dalykus.

Kalbėkite su žmonėmis. Ne grupėje, o individualiai. Kas jiems kelia sunkumų? Ko jiems reikia? Ką jie siūlytų pakeisti? Dažnai sprendimai yra paprastesni, nei manote.

Būkite pasirengę keistis. Gal jūsų pradinė vizija neveikia. Gal reikia kitokio požiūrio. Gal reikia mažesnių tikslų. Tai ne nesėkmė – tai adaptacija.

Prašykite pagalbos. Yra kitų organizacijų, kitų savanorių grupių, kurios susidūrė su panašiomis problemomis. Pasikalbėkite su jais. Mokykitės iš kitų klaidų, ne tik iš savo.

Ir pats svarbiausias dalykas – nepriimkite sprendimų krizės metu. Kai esate išsekę, nusivylę, pikti – tai blogiausias metas spręsti apie iniciatyvos ateitį. Padarykite pertrauką, atsigaukite, tada galvokite apie tolimesnius žingsnius.

Savanoriška veikla nėra linijinis kelias nuo pradžios iki sėkmės. Tai labiau primena kalnų kopimą – yra pakilimų, yra nusileidimų, yra momentų, kai atrodo, kad nepasieksite viršūnės. Bet jei tikslas prasmingas ir žmonės įsipareigoję, jūs ten nueisite. Tik ne taip greitai ir ne taip sklandžiai, kaip planavote. Ir tai visiškai gerai.