Kodėl savanorių organizavimas nėra toks paprastas, kaip atrodo

Daugelis bendruomenės renginių organizatorių mano, kad savanorių koordinavimas – tai tiesiog žmonių paprašymas padėti ir darbų paskirstymas. Realybė būna visai kitokia. Žmonės ateina su skirtingomis lūkesčiais, gebėjimais ir motyvacija. Vienas nori padėti, bet turi tik dvi valandas laisvo laiko. Kitas pasiryžęs dirbti visą dieną, bet neturi jokios patirties. Trečias jau dalyvavo panašiuose renginiuose ir žino, kaip viskas turėtų veikti, tačiau jo požiūris nebūtinai atitinka jūsų viziją.

Dažniausiai problemos kyla ne dėl to, kad trūksta norinčių padėti, o dėl chaotiško koordinavimo. Savanoriai ateina, bet nežino, ką daryti. Arba žino, bet niekas jiems nepaaiškino detalių. Arba paaiškino, bet informacija buvo prieštaringa. Rezultatas – sumišimas, nusivylimas ir kartais net konfliktai.

Efektyvus savanorių organizavimas prasideda nuo supratimo, kad dirbate su žmonėmis, kurie aukoja savo laiką ir energiją. Jie nėra darbuotojai, kuriems mokate atlyginimą. Jų motyvacija visiškai kitokia, todėl ir požiūris turi būti atitinkamas.

Planavimas prasideda anksčiau nei manote

Daugelis organizatorių pradeda galvoti apie savanorius likus savaitei ar net kelioms dienoms iki renginio. Tai viena didžiausių klaidų. Geras savanorių koordinavimas prasideda tuo pačiu metu, kai planuojate patį renginį.

Pirmiausia reikia aiškiai apibrėžti, kokių savanorių jums reikia ir kodėl. Ne tiesiog „reikia dešimties žmonių padėti”, o konkrečiai – kam jie reikalingi, kokias užduotis atliks, kokių įgūdžių ar savybių tikitės. Galbūt jums reikia žmogaus, kuris gerai bendrauja su vaikais, arba kažko, kas turi vairuotojo pažymėjimą, arba tiesiog patikimo asmens, kuris gali prižiūrėti įrangą.

Kai turite aiškų vaizdą, sukurkite savanorių vaidmenų aprašymus. Tai neturi būti formalūs dokumentai – pakanka kelių sakinių, kurie paaiškina, ką žmogus darys, kiek laiko tai užtruks ir ko iš jo tikimasi. Pavyzdžiui: „Registracijos koordinatorius – sutinka dalyvius prie įėjimo, tikrina registracijas, išduoda vardines korteles. Darbas trunka nuo 9 iki 11 val. Reikia gero organizacinio gebėjimo ir draugiškumo.”

Tokia informacija padeda žmonėms geriau suprasti, ar jie tinka tam vaidmeniui, ir leidžia jiems pasirinkti užduotis, kurios jiems įdomesnės ar labiau atitinka jų galimybes.

Kaip pritraukti tinkamus žmones

Savanorių paieška nebūtinai turi būti sudėtinga, bet ji tikrai turi būti apgalvota. Socialiniai tinklai, bendruomenės grupės, vietos organizacijos – tai akivaizdūs kanalai, bet ne vieninteliai.

Asmeninis kvietimas veikia daug geriau nei bendras skelbimas. Kai kreipiatės į konkretų žmogų ir pasakote, kodėl manote, kad jis būtų puikus šiam vaidmeniui, tikimybė gauti teigiamą atsakymą išauga kelis kartus. Žmonės nori jaustis reikalingi ir vertinami, ne tiesiog būti dar vienu numeriu savanorių sąraše.

Tačiau nepamirškite ir apie tuos, kurie patys ieško galimybių savanoriauti. Aiškus ir patrauklus skelbimas gali pritraukti motyvuotų žmonių, kuriuos dar nepažįstate. Skelbime būtinai nurodykite: kas organizuoja renginį, kas bus renginys, kokių savanorių ieškoma, kokios bus jų užduotys, kiek laiko reikės skirti ir kaip registruotis.

Dar vienas dažnai pamirštamas aspektas – ankstesnių savanorių bazė. Jei jau organizavote panašių renginių, tie žmonės, kurie jums padėjo anksčiau, gali norėti padėti ir vėl. Jie jau žino, kaip viskas vyksta, ir jums nereikės visko aiškinti iš naujo.

Komunikacija prieš renginį – kur dažniausiai suklysta

Turite savanorių sąrašą. Puiku. Dabar prasideda tikrasis darbas. Komunikacija su savanoriais prieš renginį lemia, kaip sklandžiai viskas vyks pačią renginio dieną.

Pirmasis kontaktas po registracijos turėtų būti patvirtinimas. Paprastas, bet aiškus pranešimas: „Dėkojame, kad sutikote padėti! Jūsų vaidmuo – [pavadinimas]. Daugiau informacijos atsiųsime [data].” Tai parodo, kad jų registracija buvo gauta ir kad jie tikrai įtraukti į planą.

Maždaug savaitę prieš renginį atsiųskite išsamesnę informaciją. Čia turėtų būti: tikslus laikas ir vieta, kur savanoriai turėtų atvykti (ne būtinai ta pati vieta kaip renginio pradžia), ką turėtų atsivežti ar apsirengti, kontaktinis asmuo, kuriam galima skambinti tą dieną, ir trumpas renginio plano aprašymas, kad žmonės suprastų bendrą kontekstą.

Likus dienai ar dviem, verta dar kartą priminti. Ne visiems, bet bent tiems, kurių vaidmenys yra kritiškai svarbūs. Paprastas „Laukiame jūsų rytoj 9 val. prie pagrindinių durų!” gali išgelbėti situaciją, jei žmogus buvo beužmiršęs ar supainiojęs laiką.

Svarbu turėti vieną pagrindinį komunikacijos kanalą. Jei naudojate el. paštą – naudokite el. paštą. Jei grupę „WhatsApp” – naudokite ją. Kai informacija sklinda per kelis kanalus, neišvengiamai kas nors ką nors praleis.

Renginio diena – čia viskas paaiškėja

Savanoriai atvyko. Dabar jūsų užduotis – pasirūpinti, kad jie jaustųsi laukiami, žinotų, ką daryti, ir turėtų viską, ko reikia.

Pradėkite nuo trumpo susitikimo. Nesvarbu, ar turite tris savanorius, ar trisdešimt – skirti 10-15 minučių bendram įvadiniam susitikimui apsimoka. Prisistatykite, papasakokite apie renginio tikslą ir eigą, pristatykite savanorius vienas kitam (jei grupė nedidelė), ir paaiškinkite bendrą koordinavimo sistemą – kas už ką atsakingas, pas ką kreiptis kilus klausimams, kaip bus sprendžiamos problemos.

Po to pereikite prie individualių instruktažų. Kiekvienas savanorys ar savanorių grupė turėtų gauti aiškias instrukcijas apie savo konkrečias užduotis. Geriausia tai daryti tiesiogiai toje vietoje, kur jie dirbs. Parodykite, kur kas yra, kaip veikia, ką daryti įvairiose situacijose.

Paskirti koordinatorius ar komandų vadovus labai palengvina procesą. Jei turite didelę savanorių grupę, vienas žmogus negali efektyviai koordinuoti visų. Geriau turėti kelis atsakingus žmones, kurie prižiūri mažesnes komandas ir kuriais savanoriai gali pasikliauti.

Dar vienas praktinis patarimas – turėkite atsarginį planą. Kas nutiks, jei savanorys neatvyks? Kas pavaduos, jei kam nors reikės išeiti anksčiau? Lankstumas ir gebėjimas greitai prisitaikyti dažnai yra svarbesni už tobulą planą.

Motyvacijos palaikymas ir dėmesio smulkmenoms svarba

Savanoriai dirba nemokamai, bet tai nereiškia, kad jie neturi jokių poreikių. Paprasti dalykai gali labai pakeisti jų patirtį ir norą padėti ateityje.

Maistas ir gėrimai – tai ne prabanga, o būtinybė. Jei savanoriai dirba kelias valandas, pasirūpinkite bent užkandžiais ir vandeniu. Tai rodo pagarbą jų laikui ir pastangoms. Nebūtinai organizuoti iškilmingų pietų, bet šiek tiek kavos, arbatos, sausainių ar sumuštinių tikrai turėtų būti.

Pertraukos taip pat svarbios. Žmonės negali dirbti keturias ar penkias valandas be perstojo. Leiskite jiems pailsėti, pasivaikščioti, pabendrauti. Tai ne tik padeda išlaikyti energiją, bet ir kuria geresnę atmosferą.

Pripažinimas ir padėka neturi būti formalūs. Aišku, galite pasakyti „ačiū” renginio pabaigoje, bet daug vertingiau yra nuoširdus dėmesys proceso metu. Pastebėkite, kai kas nors gerai atlieka savo darbą. Pasakykite, kad matote jų pastangas. Tai nedaug kainuoja, bet labai motyvuoja.

Kai kurie organizatoriai naudoja simbolines dovanas ar pažymėjimus – marškinėlius su renginio logotipu, padėkos laiškus, sertifikatus. Tai gali būti prasminga, ypač jei savanoriai kaupia savanoriavimo valandas ar nori turėti įrodymų savo veiklai.

Naujausi koordinavimo įrankiai ir metodai

Technologijos keičia savanorių koordinavimą, bet ne visos naujovės vienodai naudingos. Svarbu pasirinkti tai, kas tikrai palengvina procesą, o ne apsunkina jį.

Internetinės registracijos platformos, tokios kaip „SignUpGenius”, „VolunteerLocal” ar net paprasti „Google Forms”, leidžia savanoriams lengvai registruotis ir pasirinkti jiems tinkamus vaidmenis. Jūs matote, kas užsiregistravo, galite siųsti priminimus ir atnaujinimus, ir viskas yra vienoje vietoje.

Bendravimo programos kaip „Slack” ar „WhatsApp” grupės gali būti naudingos renginio dieną. Greitai galite pasiekti visus, dalintis atnaujinimais, spręsti problemas. Tačiau būkite atsargūs – per daug pranešimų gali erzinti, todėl nustatykite aiškias taisykles, kas ir kada rašo.

Kai kurios organizacijos naudoja savanorių valdymo sistemas, tokias kaip „Better Impact” ar „InitLive”. Jos leidžia sekti savanorių valandas, saugoti jų kontaktinę informaciją, planuoti pamainas ir net siųsti automatizuotus priminimus. Tai naudinga, jei organizuojate daug renginių ar turite didelę savanorių bazę, bet gali būti per sudėtinga mažesniems projektams.

Vis populiaresnis tampa „buddy system” – kai savanoriai dirba poromis. Tai ypač naudinga naujiems savanoriams, kurie gali mokytis iš patyrusių. Be to, žmonėms paprasčiau ir maloniau dirbti su kuo nors, nei vienišiems.

Dar viena tendencija – lankstūs vaidmenys. Vietoj griežtų pareigų, kai kurie organizatoriai leidžia savanoriams rinktis užduotis pagal situaciją. Pavyzdžiui, savanorys gali pradėti padėdamas prie registracijos, paskui pereiti prie techninės pagalbos, o vėliau padėti tvarkyti. Tai reikalauja geresnio koordinavimo, bet gali padidinti savanorių pasitenkinimą.

Kas nutinka po renginio – dažniausiai pamirštama dalis

Renginys baigėsi, savanoriai išsiskirstė, ir daugelis organizatorių mano, kad jų darbas baigtas. Tačiau tai, ką darote po renginio, lemia, ar tie žmonės norės padėti jums vėl.

Padėka turėtų būti asmeninė ir greita. Atsiųskite padėkos laišką per kelias dienas po renginio. Nebūtinai kiekvienam individualų – grupinis taip pat tinka, bet jis turėtų būti nuoširdus ir konkretus. Paminėkite, kas pavyko, kaip savanoriai prisidėjo prie sėkmės, galbūt net įtraukite kelias nuotraukas iš renginio.

Grįžtamasis ryšys yra vertingas abiem pusėms. Paprašykite savanorių pasidalinti savo patirtimi – kas jiems patiko, kas galėtų būti geriau, ką jie patartų pakeisti kitą kartą. Tai ne tik padeda jums tobulėti, bet ir parodo, kad jūs vertinate jų nuomonę.

Kai kurie organizatoriai sukuria savanorių bendruomenę – palaiko ryšį su žmonėmis, kurie padėjo, informuoja juos apie būsimus renginius, kviečia į neformaliuosius susitikimus. Tai kuria lojalumą ir padeda sukurti patikimą savanorių bazę ateičiai.

Dokumentavimas taip pat svarbus. Užsirašykite, kas veikė gerai, kas ne, kokie iššūkiai kilo, kaip juos išsprendėte. Kitą kartą organizuodami panašų renginį turėsite vertingą informaciją ir nereikės pradėti nuo nulio.

Kai viskas susideda į vieną paveikslą

Savanorių organizavimas nėra vienkartinis veiksmas ar paprastas užduočių sąrašas. Tai nuolatinis procesas, kuris prasideda gerokai prieš renginį ir tęsiasi po jo. Sėkmė priklauso nuo daugelio smulkmenų – aiškios komunikacijos, gero planavimo, dėmesio žmonėms ir gebėjimo prisitaikyti.

Technologijos gali padėti, bet jos niekada nepakeis žmogiškojo faktoriaus. Savanoriai ateina ne tik padėti su konkrečiomis užduotimis – jie nori jaustis dalimi kažko didesnio, prisidėti prie bendruomenės, sutikti bendraminčių. Jūsų vaidmuo kaip organizatoriaus – sukurti aplinką, kurioje tai įmanoma.

Nebijokite eksperimentuoti ir mokytis iš klaidų. Kiekvienas renginys yra skirtingas, kiekviena savanorių grupė unikali. Tai, kas veikė vieną kartą, gali neveikti kitą. Lankstumas, atvirumas ir nuoširdus dėmesys žmonėms – štai kas iš tiesų svarbu.

Kai savanoriai jaučiasi vertinami, informuoti ir palaikomi, jie ne tik gerai atlieka savo darbą, bet ir tampa jūsų bendruomenės ambasadoriais. Jie pasakoja kitiems apie savo patirtį, grįžta padėti vėl ir padeda kurti stipresnę, labiau susijusią bendruomenę. O argi ne tai yra tikrasis bet kurio bendruomenės renginio tikslas?